في عالم المستودعات وخدمات التخزين تختلف طريقة التهيئة والإدارة الصحيحة للمستودع حسب الكثير من الأمور، ومن أهم ما ينبغي أخذه بعين الاعتبار هو طبيعة المنتجات المخزنة، والتي تحدد شكل وطبيعة العمليات التشغيلية للمستودع، وأيضا من الضروري تحديد موقع المستودعات بسلسلة الإمداد وعلاقتها مع الأطراف الأخرى ضمن السلسلة الداخلية والخارجية.
عند الحديث عن تخزين الطبليات فإن هناك معايير معينة لتصميم المستودعات واختيار حلول التخزين الأمثل، وقد تم الحديث عنها سابقا في مقال إدارة المستودعات والاستغلال الأمثل للمساحة، ولكن الأمر يختلف عندما يكون التخزين لمنتجات كبيرة الحجم مثل الأثاث.
كيف يمكن تصميم المستودعات وإدارة المخزون والعمليات التخزينية في مستودعات الأثاث بشكل صحيح؟
هذا التساؤل الهام برز أثناء حديثي مع مسؤول قسم المستودعات في احدى شركات الأثاث قبل مدة، حيث تعاني الشركة من عدد من المشكلات المرتبطة بالمستودعات والتخزين كان أهمها:
- وجود الكثير من المخزون القديم غير الصالح للبيع، ويستغل مساحة تخزينية ليست بالبسيطة.
- المخزون في نظام إدارة المستودع Warehouse Management System (WMS) لا يطابق المخزون الفعلي، والفروقات الموجودة متنوعة من ناحية فروقات الكميات أو الفروقات المرتبطة بالموديلات والألوان (كوجود نقص من لون معين يقابله زيادة في لون آخر).
- بعض المشاكل المرتبطة باختلاف المخزون هي بسبب الأخطاء من مصدر التوريد، مثل توريد ألوان مختلفة عن المطلوب حيث أن معلومات المنتج على التغليف الخارجي تشير إلى لون معين بينما ما يوجد بالداخل هو لون آخر.
- لا توجد أي مواقع تخزينية محددة في المستودع أو معرّفة بنظام إدارة المستودع.
كان استفسار ذلك المسؤول مرتبط بالطريقة الأمثل للبدء في خطة تغيير شاملة ترتقي بعمليات المستودعات وتحسن الكفاءة التشغيلية.
حقيقة لا يمكن تقديم حلول مناسبة دون الإطلاع التفصيلي على الوضع القائم، والذي يشمل الزيارات الميدانية والحديث مع فريق العمل ومراقبة وتحليل سير العمليات التشغيلية اليومية ومراجعة التقارير المختلفة المرتبطة بالعمليات، وما سأتحدث عنه هنا بشكل مختصر ما هو إلا تحليل مبسط ومقترحات ونقاط عامة.
بداية، تم تحديد بعض الأمور الأساسية المرتبطة بالنشاط وطبيعته، وكذلك بعض التفاصيل المتعلقة بالوضع القائم، وأهمها:
- الشركة تعمل في مجال البيع بالتجزئة ولديها عدد من المعارض في منطقة واحدة.
- المخزون موزع على أكثر من مستودع بمساحات متفاوتة، ولا تتجاوز مساحة أكبرها 3000 متر مربع.
- قطع الأثاث مختلفة من ناحية الأحجام والأوزان، وأيضا تختلف في طبيعة مناولتها، فهناك ما يمكن مناولته بالرافعة الشوكية وهناك ما يتطلب المناولة اليدوية.
- لا يوجد تصميم أو تقسيم محدد لمناطق العمليات التشغيلية داخل المستودعات ويتم العمل بشكل عشوائي.
- يوجد عدد كافٍ من الموظفين بكل مستودع، ويمكن القول بأن العدد كبير نسبيا مقارنة بالمساحة وذلك بسبب الحاجة للمناولة اليدوية لأغلب المنتجات.
- أغلب الموظفين المرتبطين بشكل مباشر بالعمليات التشغيلية اليومية ليسوا من أصحاب المهارة بإجراءات العمل الصحيحة داخل المستودعات رغم فترة العمل الطويلة للبعض منهم.
- نظام إدارة المستودع تم تأسيسه منذ سنة تقريبا، وهو جزء من نظام متكامل لإدارة موارد المنشأة Enterprise Resource Planning (ERP) وسابقا كان لدى المنشأة نظام لإدارة المخزون فقط.
- ليس هناك عد دوري في المستودعات Cycle Count.
- الجرد السنوي ليس دقيقا وهو عبارة عن عد عشوائي سريع وليس عدا كاملا Wall to Wall Stock Take.
- ليس هناك اجراءات عمل قياسية بالمستودعات Standard Operating Procedures (SOPs).
يمكن القول بأن الشركة لديها القابلية للتصحيح، وقد قامت بإدخال نظام إدارة المستودع WMS كجزء هام من نظام ERP لإيمانها بأهميته، ولكن لم يتغير أي شيء بعد تطبيق النظام منذ سنة.
لن يؤثر النظام على جودة العمل لأنه ليس العصا السحرية لذلك! فكيف يمكن تصحيح الوضع في حال أن ما حدث منذ البداية أنه قد تم نقل معلومات المنتجات وأرصدتها من النظام السابق للنظام الجديد دون جرد؟
إضافة لذلك لم يؤخذ بعين الاعتبار العمل على تصحيح الوضع بشكل كامل، من خلال ضبط الاجراءات وهذه مشكلة كبيرة.
تم تقديم بعض المقترحات لدراستها بشكل مبدئي ومن ثم بدء العمل بتحليل شامل لوضع الأطر الصحيحة والمناسبة لتطبيق هذه المقترحات بعد التعديل عليها بما يتناسب مع طبيعة الشركة والعمل.
- كخطوة أولى، ينبغي وضع خطة عمل شاملة مع توضيح النتائج المطلوب الوصول إليها، وينبغي صياغة الأهداف بطريق SMART أي أن تكون محددة، وقابلة للقياس، ويمكن تحقيقها، وأن تكون مرتبطة بالأهداف الكلية للمنشأة، ولها إطار زمني واضح.
- العمل على إنشاء تصميم داخلي مناسب لمناطق العمليات التشغيلية داخل المستودعات، ويشمل ذلك تحديد منطقة لعمليات الاستلام والتسليم Staging Area والمناطق التخزينية.
- تقسيم المناطق التخزينية بالشكل المناسب بعد دراسة الطريقة الأنسب للتخزين، فهل يمكن تقسيم المخزون حسب الحجم مثلا أو أنه من الضروري تقسيم المخزون حسب التشكيلة، كأن يتم تخزين غرفة النوم من تشكيلة معينة بكامل قطعها المختلفة في الأحجام والأوزان في مكان واحد؟
- بناء على تقسيم المناطق التخزينية يتم تحديد طريقة لتسمية مواقع التخزين وتعريفها أيضا في نظام إدارة المستودع.
- العمل على صياغة اجراءات العمل القياسية بشكل كامل وفقا لمتطلبات العمل وتدريب الموظفين عليها، ومن الضروري أن تغطي هذه الاجراءات كل شيء، فمثلا، كيف يتم التعامل مع الحالات المكتشفة لوجود اختلاف في قطع الأثاث بين ما هو مذكور على المنتج وما هو بداخل الكرتون فعليا؟
- بعد الإنتهاء من دراسة مقترح التصميم الداخلي للمستودع نظريا وكذلك إتمام صياغة اجراءات العمل القياسية، ينبغي العمل على الجرد الشامل، إلى جانب تطبيق التقسيم الجديد وترتيب المنتجات وفقا له، على أن يشمل الجرد الشامل كل ما في المستودع دون استثناء.
- عزل الأثاث القديم غير القابل للبيع ومن ثم التخلص منه بشكل فوري بالطريقة المناسبة بعد إنتهاء الجرد (مثل بيعه دفعة واحدة لجهة ما).
- من الضروري بعد الانتهاء من الجرد أن يتم تعديل المخزون كليا في نظام WMS ليطابق ما تم جرده على أرض الواقع.
- ضرورة بناء التكامل بين أقسام سلاسل الإمداد المختلفة، فالمستودعات مرتبطة بشكل أساسي بقسم المشتريات والنقل ونقاط التوزيع وغيرها.
- لا تنتهي الخطة التصحيحية بتطبيقها، بل ينبغي مراجعة النتائج والتحقق من نسبة نجاحها وتصحيح المسار إن كان هناك حاجة، على أن تكون عملية المراقبة متواصلة حتى بعد إنتهاء المشروع مع الالتزام بالتحسين المستمر.
الاستثمار في الحلول التقنية لا يعني النجاح، بل لا بد من التطبيق الناجح للتقنية من خلال إحداث تغيير شامل في نموذج العمل وتدريب الموظفين بالشكل الكافي، وهذا الأمر يتطلب الكثير من الوقت والمجهود ويتبعه العمل الدائم على التطوير والتحسين المستمر.
