دليل المبتدئين إلى إدارة عمليات المستودعات

يشكل التخزين عنصرا هاما ورئيسيا ضمن عناصر سلسلة التوريد، وتلعب إدارة عمليات المستودعات دورا جوهريا في رفع أو خفض مستوى خدمات التخزين بالمنظمة وجودتها، لذا فإنه من الضروري التعرف على الممارسات الصحيحة والخاصة بإدارة العمليات التشغيلية للمستودعات.

تدرك الكثير من الشركات بأن التخزين هو أمر مكلف، ولهذا ظهرت لدينا ممارسات حديثة في عمليات الإنتاج، وتهدف هذه الممارسات إلى تقليل المخزون أو التخلص منه، ومن هذه الممارسات ما يعرف بـ Just in Time والذي يهدف إلى عدة أمور منها التخلص من المخزون من خلال اعتماد سياسة الإنتاج حسب طلب السوق لتقليل تكاليف التخزين.

بالرغم من الممارسات التي تحاول التقليل من المخزون؛ إلا أنه يبقى أمرا ضروريا وهاما ولا يمكن الاستغناء عنه بشكل كامل في معظم الأحيان وذلك للكثير من الأسباب ومنها على سبيل المثال: بعد نقاط البيع عن مناطق التصنيع، ومحاولة الجهات التجارية تقليل تكاليف الشحن والنقل من خلال شراء كميات أكبر دفعة واحدة، وأيضا مواجهة الطلب المتزايد على المنتجات الموسمية، وغيرها الكثير من الأسباب المختلفة، ولتقليل التكاليف الخاصة بالمستودعات فإن علينا أن نطبق أفضل الممارسات في مجال إدارة عمليات المستودعات وتدريب فرق العمل بالشكل الصحيح.

ما المقصود بإدارة عمليات المستودعات؟

حديثنا حول إدارة عمليات المستودعات يشير هنا إلى عدد من العمليات الأساسية اليومية، والتي يمكن مشاهدتها في أغلب المستودعات مع اختلافات في التفاصيل حسب طبيعة المستودع والمواد المخزنة فيه، وتشمل هذه العمليات استلام المنتجات وتسليم الطلبات وما يكون بينهما من إدارة المخزون والحفاظ عليه، وتعتبر الدقة والسرعة من أهم الأمور التي ينبغي الالتزام بها عند تنفيذ جميع المهام التشغيلية الخاصة بالمستودع.

عمليات الاستلام Inbound

تشير هذه العمليات إلى استلام المواد المطلوب تخزينها، وهذه المهمة من الأمور الهامة جدا عند الحديث حول إدارة عمليات المستودعات، فالاستلام الصحيح والدقيق هو الخطوة الأولى لمخزون صحيح ودون أخطاء.

تختلف المواد التي يتم استلامها في المستودعات حسب طبيعة المستودع، فقد تكون مواد أولية خام تستخدم مستقبلا في الإنتاج، أو منتجات نهائية جاهزة للبيع، أو مواد خاصة باستخدام الشركة داخليا سواء كانت تلك المواد عبارة عن قطع غيار لمعدات خاصة بالشركة أو مواد أخرى مختلفة تكون الشركة بحاجتها، وهناك عدد من المراحل التي تمر بها عمليات الاستلام ويمكن تلخيصها بالتالي:

التنبيه المسبق Inbound Pre-Alert

قبل أي عملية استلام لمواد مطلوب تخزينها في المستودع، يتم إرسال تنبيه مسبق للشخص المسؤول عن عمليات الاستلام، ويشمل هذا التنبيه التفاصيل الخاصة بالمواد التي سيتم شحنها للمستودع، وموعد التسليم المتوقع بالإضافة إلى كافة المستندات الخاصة بالشحنة.

في الشركات المتخصصة بتقديم خدمات التخزين لأطراف أخرى والتي تعرف بـ Third Party Logistics أو 3PL اختصارا، يتم إرسال التنبيه غالبا من قبل العميل الذي يتم تقديم خدمات التخزين إليه، أما في الشركات التي تقوم بإدارة عمليات التخزين في مستودعاتها الخاصة، فغالبا ما يتم إرسال التنبيه داخليا من الأقسام الأخرى أو من الموردين أو الناقلين بشكل مباشر.

يتم إرفاق المستندات المساندة ضمن التنبيه المسبق مثل فواتير الشراء للمواد ومذكرات التسليم Delivery notes وبعض المستندات الأخرى مثل تلك المستخدمة في الشحن الدولي كقائمة تفاصيل المواد Packing list وشهادة المنشأ Certificate of Origin وبوليصات الشحن Waybills وغيرها من المستندات الإضافية التي قد تكون خاصة بالشركة أو متعلقة بطبيعة المواد.

التنبيه المسبق قد يتم إرساله بشكل تقليدي برسالة عبر البريد الإلكتروني أو أن تتم إضافته عبر أنظمة تخطيط موارد الشركات Enterprise Resource Planning (ERP) في الكثير من الشركات المتوسطة والكبيرة.

استلام المواد

عند وصول شاحنة النقل إلى المستودع محملة بالمواد المطلوب تخزينها، فإن هناك عدد من الخطوات والاجراءات التي يتم اتباعها لاستلام المواد بالشكل الصحيح، ويمكن أن نلخص أهم الخطوات بالتالي:

• الفحص الأولي للحمولة: ويتم هنا فحص الحمولة قبل إنزالها، ويكون هذا الفحص بصريا وسريعا للتأكد من التغليف وعدم وجود تلفيات ظاهرة، ويفضل أخذ بعض الصور للحمولة وهي على الشاحنة أو بداخل الحاوية، وهذه الصور قد نحتاج إليها لاحقا خاصة في حال وجود تلفيات وذلك لطلب التعويض من شركة النقل أو المورد.
• تنزيل المواد: يتم تفريغ الشاحنة أو الحاوية ووضع المواد المستلمة في منطقة الاستلام Inbound Staging Area، وهي المنطقة التي ينبغي أن تمر عليها المواد تمهيدا لعملية الفحص الكامل وإتمام الاستلام.
• التأكد من الأعداد الإجمالية: يتم عد الطرود أو الطبليات ومقارنتها بما هو موجود في أوراق الناقل، ومن ثم التوقيع على الاستلام بشكل مجمل مع ذكر أي ملاحظة وجدت بالحمولة مثل التلفيات أو النقص، وفي بعض الأحيان وبالنسبة للمواد الحساسة أو حسب الاتفاق مع العميل يتم إتمام الفحص الدقيق بشكل كامل قبل التوقيع على أوراق الاستلام.
• الفحص الدقيق للمواد: وهذه عملية مهمة للغاية، حيث ينبغي فحص المواد وكتابة تفاصيلها كاملة باستخدام نموذج خاص بالاستلام دون النظر إلى المستندات الخاصة بالشحنة، ولهذا يعرف هذا النوع بالفحص الأعمى Blind Check، والمعلومات المطلوب النظر إليها وتسجيلها تختلف حسب المواد، ومنها على سبيل المثال رقم المنتج واسمه وتاريخ الإنتاج والإنتهاء ورقم الدفعة Batch Number بالإضافة إلى الكمية المستلمة.
• المقارنة مع المستندات: بعد الإنتهاء من عملية الفحص الدقيق وتسجيل البيانات في نموذج الاستلام، ينبغي مقارنة البيانات مع المستندات الخاصة بالشحنة، وفي حال كانت البيانات متطابقة مع ما تم استلامه فعليا فإن الأمور تكون جيدة، أما في حال وجود فروقات بالكميات أو أنواع المنتجات؛ فعلينا إعادة التأكد من المواد التي بها اختلافات، وفي حال استمرار وجود نفس الاختلافات فهذا يؤكد سلامة الفحص الأول وعلينا اعتماد نتائجه.
• فرز وتصنيف المواد: قد يكون من الضروري في بعض الأحيان فرز وتصنيف المواد لتحديد مواقع تخزينها، فمثلا قد يكون لدينا أكثر من منطقة للتخزين بالمستودع كالتخزين المبرد والتخزين الجاف، وبالتالي يكون من الضروري تحديد المواد التي تتطلب تخزينا مبردا وتلك التي تحتاج إلى تخزين جاف لوضع كل منها في المكان المناسب، ومن الأمثلة الأخرى التي يكون فيها التصنيف ضروريا هي تلك المستودعات التي تتولى مهمة تخزين المواد الكيميائية، والتي تتطلب الفصل بين بعض المواد حتى لا تحصل تفاعلات خطرة بينها.
• نقل المواد لمواقع التخزين Putaway: تتم هذه الخطوة بعد استلام المواد وإتمام الفحص النهائي الكامل، حيث يتم نقل المواد من منطقة الاستلام Inbound Staging Area إلى مواقع التخزين، مع ضرورة تسجيل موقع التخزين لكل منتج.
• تأكيد عملية الاستلام: بعد الإنتهاء من الفحص النهائي للمواد فإن علينا تأكيد عملية الاستلام وإصدار مذكرة الاستلام Good Receiving Note (GRN)، ينبغي إرسال مذكرة الاستلام مع تقرير مفصل للفروقات والتلفيات وأي ملاحظات أخرى إن وجدت للعميل الذي يمتلك البضاعة سواء كان داخليا أو خارجيا أو أن يتم إرسال تلك التفاصيل للمورد وذلك حسب طبيعة العمل بالمستودع.

عمليات التسليم Outbound

عمليات التسليم للمواد عند الطلب قد تكون أكثر صعوبة وتعقيدا من عمليات الاستلام، وهذا يعتمد على طبيعة المواد وطريقة الطلب، وكما هو الحال مع عمليات الاستلام فإن عمليات التسليم تمر بعدد من المراحل أيضا.

استلام الطلبات Sales Orders

يتم استلام الطلب لأي مواد مطلوب إخراجها من المستودع من قبل العميل سواء كان داخليا أو خارجيا، وقد يكون استلام الطلب بشكل تقليدي عبر البريد الإلكتروني أو من خلال نظام ERP كما هو الحال بالنسبة للتنبيه المسبق في عمليات الاستلام، ويتم ذكر تفاصيل المواد المطلوب إخراجها وكمياتها بشكل دقيق.

بالإضافة إلى معلومات المواد فينبغي أن يتم ذكر معلومات عن الجهة المستلمة والفرد الذي سيقوم بالاستلام وكذلك معلومات واسطة النقل المستخدمة (مثل رقم اللوحة بالنسبة للشاحنات).

تجميع الطلب Picking

بعد استلام الطلب يتم طباعة قائمة تجهيز الطلب Picking List، ويقوم المسؤول عن عملية تجميع الطلبات بجمع الطلب حسب قائمة التجهيز والتي تحتوي على تفاصيل المواد المطلوبة ومواقع تخزينها بالمستودع، وفي حال عدم توفر أي من المنتجات الموجودة بالطلب فيتم إبلاغ صاحب الطلب بذلك مع التحقق من سبب عدم التوفر وإن كان نتيجة لخطأ في المخزون أو كان الخطأ في الطلب نفسه.

كما ذكرنا بالأعلى فإن عمليات تسليم الطلبات قد تكون أصعب من الاستلام، وذلك لأنه في بعض الأحيان تكون عمليات الاستلام عبارة عن طبليات مغلقة وتحتوي على عدد محدد من القطع، ولكن في حال طلب منتجات للتسليم فإنه في كثير من الأحيان تكون الطلبات لقطع قليلة يتم أخذها من داخل الطبلية، وهذا ما يجعل عملية التسليم أكثر صعوبة.

في حال كانت عمليات التسليم تتم للطبليات كاملة دون فتح فإنها تكون أكثر سهولة.

خلال تجميع الطلبات ينبغي مراعاة أمرين مهمين، فالمواد التي لها تاريخ لانتهاء صلاحيتها ينبغي أن نستخدم معها قاعدة FEFO وهي اختصار لـ First Expired First Out وتعني أن المادة الأقرب لانتهاء الصلاحية ينبغي أن تسلم أولا، أما بالنسبة للمواد التي ليس لها تاريخ انتهاء، فنستخدم لها قاعدة FIFO وهي اختصار لـ First In First Out أي بمعنى أن المواد التي قمنا باستلامها أولا ينبغي أن تخرج قبل غيرها من المواد.

قد تكون هناك استثناءات في استخدام FEFO و FIFO وذلك حسب طلب العميل، وقد يكون لذلك أسباب خاصة في بعض الحالات.

تغليف وتجهيز الطلبات للشحن Packing

تتم هذه الخطوة في حال كانت المنتجات تؤخذ بشكل جزئي من الطبليات، أو إذا كانت لدينا منتجات مختلفة ومتباينة يتم تجميعها وشحنها لنفس العميل كما هو الحال بالنسبة لطلبات المتاجر الإلكترونية مثلا، وفي هذه الحالة يتم تجميع الطلبات بالشكل المناسب وتجهيزها للتسليم، سواء كان التجميع على طبليات أو في صناديق الشحن بالنسبة للطلبات الصغيرة والتي ترسل عادة للمستهلك النهائي، مع ضرورة تغليف الطلبات بشكل مناسب وآمن وملائم لطبيعة المنتجات.

يتم وضع الطلبات الجاهزة للتسليم في منطقة التسليم Outbound Staging Area بالمستودع تمهيدا لإخراجها.

تسليم الطلبات

خلال عملية تسليم الطلب ينبغي أن يكون الشخص المستلم هو نفس الشخص المذكور عند ارسال الطلب للمستودع، وعند وصول المستلم يتم مراجعة المواد بشكل نهائي ونقلها من منطقة التسليم ليتم تحميلها على شاحنة أو سيارة النقل، ويتم إصدار مذكرة التسليم Delivery Note وتوقيعها من المستلم كإقرار باستلام المواد مع إرفاق أي مستندات أخرى مطلوبة.

يتم إرسال نسخة من مذكرة التسليم وبقية المستندات عبر البريد الإلكتروني أو بشكل مباشر عبر النظام للعميل أو الجهة التي طلبت المواد، إلا إذا كانت جميع الجهات تستخدام النظام نفسه ولديها صلاحية الوصول لتلك البيانات بشكل مباشر.

عمليات استلام المرتجعات Returned Shipments

في بعض الأحيان يتم إعادة عدد من المواد التي تم تسليمها سابقا من المستودع، وهناك أسباب كثيرة محتملة لعودة المواد قد يكون منها رفض العميل استلام المواد بسبب خطأ في الشحنة أو تلفيات أو بسبب إلغاء الطلب ونحوها، وقد يكون هناك تنبيه مسبق بخصوص هذه المواد المرتجعة، أو أن تعود المواد بشكل مباشر بعد تسليمها من المستودع وقبل استلامها من العميل ويكون ذلك دون تنبيه.

في جميع الحالات يتم التعامل مع هذه المواد المرتجعة بنفس طريقة استلام المواد الجديدة، أما في حال وجود خطأ في التسليم من قبل المستودع فينبغي تصحيحه وإعادة توصيل المواد للعميل.

عمليات إدارة المخزون

ما بين عمليات الاستلام والتسليم هناك العديد من التفاصيل التي ينبغي الاهتمام بها، وتشكل هذه التفاصيل العمليات اللازمة لإدارة المخزون بالشكل المناسب، وما يحدد دقة المخزون الموجود بالمستودع هو دقة العمليات التي تمت للاستلام والتسليم، فإذا ما كان الاستلام صحيحا ودقيقا والتسليم كذلك، فإن هذا سينعكس على دقة المخزون دون شك.

هناك العديد من العمليات المختلفة التي قد يكون من الضروري القيام بها لإدارة المخزون، وسنتحدث اختصارا عن بعض هذه العمليات.

مواقع التخزين

الوصول السهل والسريع لأي منتج عند طلبه هو أمر في غاية الأهمية، ولذلك فإنه من الضروري وجود مواقع مسماة لتخزين المواد بالمستودع، يتم استخدام الأرقام والحروف أو أحدهما لتسمية مواقع التخزين المختلفة بالمستودع، وعند الاستلام وفي مرحلة نقل المواد لمواقع التخزين Putaway يتم تدوين الموقع الذي تم تخزين كل منتج به.

قد تكون هناك حاجة لتغيير مواقع تخزين المواد لأسباب مختلفة، منها ما هو مرتبط بطبيعة المواد أو ما هو مرتبط بتنظيم وترتيب المستودع، ويعتبر تغيير مواقع التخزين أمرا شائعا ضمن عمليات إدارة المخزون ولكن ينبغي الحرص على تسجيل أي تغيير للمواقع بالشكل الصحيح.

تقارير المخزون Inventory Reports

تفيد التقارير في توضيح الكثير من الأمور المتعلقة بالمخزون، وهي مفيدة أيضا لمتخذي القرارات بالشركات حيث تساعدهم على اتخاذ الكثير من القرارات المتعلقة بالمخزون أو العملية التخزينية بشكل عام، ولدينا أنواع كثيرة من تقارير المخزون تختلف حسب احتياجات المنظمة وطبيعة المواد التي يتم تخزينها، ومن التقارير الهامة:

• تقرير المخزون المختصر On-Hand Stock Report: وهو تقرير عام يوضح المواد المتوفرة بالمستودع وملخص لبيانتها والكميات الإجمالية المتوفرة من كل مادة منها.
• تقرير المخزون المفصل Detailed Stock report: وهو تقرير للمواد المخزنة بالمستودع أيضا ولكنه أكثر تفصيلا، بحيث يحتوي على تفاصيل الكميات المخزنة لكل مادة ومواقع تخزينها بدلا من إيراد الأعداد الإجمالية فقط.
• تقرير حركة المخزون Stock Movement Report: يوضح هذا التقرير حركة المخزون خلال فترة مختارة، وقد يكون لمنتج أو منتجات محددة ضمن المخزون أو لجميع المواد، بحيث يوضح الكميات الداخلة والخارجة لكل منها.
• تقرير الاستلامات Inbound Report: يوضح هذا التقرير الاستلامات لمنتج أو منتجات محددة أو لجميع المنتجات خلال مدة زمنية معينة.
• تقرير التسليمات Outbound Report: وهذا التقرير بنفس فكرة التقرير السابق ولكنه خاص بعمليات التسليم.

وبالطبع هناك الكثير من التقارير، ويمكن ابتكار تقارير خاصة حسب احتياج الشركة سواء تلك المتعلقة بإدارة المخزون أو التقارير الأخرى المرتبطة بالمخزون من الناحية التجارية مثل تقارير المبيعات للمنتجات ونحوها.

العد الدوري Cycle Count

يفيد العد الدوري Cycle Count في العديد من الأمور وليس الهدف منه التأكد من كمية المخزون فقط مع أن هذا الأمر هو الأكثر أهمية، ولكن الفائدة من العد الدوري تتعدى كمية المخزون لتشمل عددا من الأمور الأخرى الهامة مثل التأكد تواريخ انتهاء المنتجات وكذلك التأكد من صحة مواقع التخزين المسجلة وتصحيح أي أخطاء قد توجد بها، ومن خلال هذا العد أيضا يمكن التعرف على حالة المنتج وجودته وعدم تعرضه للتغير أو التلف.

من ناحية الكميات، يساهم العد الدوري بشكل كبير في التأكد من دقة المخزون وتصحيح أي أخطاء قد تحصل في الاستلامات أو التسليمات بشكل أسهل، وذلك لأننا سنكون أكثر دقة في تحديد أسباب الاختلاف بين المخزون الفعلي وذلك الموجود بالسجلات إذا ما تم الأمر في مدة غير بعيدة من وقت حصول الخطأ.

ينبغي أن يكون العد الدوري وفقا لاستراتيجية محددة، فالعد قد يتم يوميا أو بشكل أسبوعي أو شهري حسب السياسة المتبعة في المستودع، ويحكم ذلك عدد من الأمور من أهمها سرعة العمليات بالمستودع وعددها، فكلما كانت عمليات الاستلام والتسليم اليومية أكثر كان من الضروري أن يكون لدينا عمليات عد دوري متقاربة.

العد الدوري لا يكون لكامل المخزون، وإنما يكون لمنتج معين أو منطقة تخزين معينة حسب الخطة التي يتم اتباعها في المستودع.

ينبغي القيام بتحليل أسباب المشكلات Root Cause Analysis لأي اختلافات في المخزون يتم اكتشافها خلال العد الدوري، ويتم تصحيح الأمر إن كان ذلك ممكنا، أما في حال فقدان المخزون فينبغي إبلاغ العميل بذلك فورا.

الجرد Stock Take

يعتبر الجرد من الأمور الأساسية والهامة في إدارة عمليات المستودعات، وهو مختلف عن العد الدوري، حيث أن الجرد يكون لكامل المخزون ولذلك يسمى أيضا Wall to Wall Stock Count في إشارة إلى أن الجرد ينبغي أن يشمل كل شيء موجود بداخل المستودع.

قد يتم جرد البضائع مرة سنويا أو أكثر من مرة خلال العام لدى بعض الجهات وذلك حسب السياسة المتبعة لكل شركة، وقد يكون لطبيعة المنتجات تأثير على تحديد عدد مرات الجرد المناسبة.

يكون الجرد السنوي لدى بعض الشركات في أوقات محددة كالشهر الأول من السنة، ويهدف إلى التأكد من دقة المخزون وسلامته، وغالبا ما يتم إيقاف العمليات في المستودع خلال المدة المحددة للجرد بحيث لا يكون هناك أي عمليات استلام أو تسليم لحين الانتهاء من الجرد وتسجيل نتائجه.

في بعض الأحيان قد يتم جرد البضائع لغير الجرد السنوي، مثل في حالات بيع النشاط التجاري أو استقالة المشرف على المستودع أو مسؤول المخزون أو غيرها من الحالات الخاصة.

ينبغي تحديد ضوابط مناسبة للجرد لضمان الحصول على أفضل النتائج، لأنه وفي حال عدم وجود ضوابط واجراءات صحيحة قد يفشل الجرد ونضطر لإعادته وهذا قد يتسبب بخسائر كبيرة للجهات التجارية، ومن الأمور الهامة:

ما قبل الجرد

• ترتيب المستودع: ينبغي أن تكون جميع المواد في مواقع التخزين، لأن المواد المبعثرة وغير المنظمة تجعل من عملية الجرد أكثر صعوبة.
• تعيين مشرف للجرد: المشرف هو من يقوم بقيادة عملية الجرد وتقسيم الفريق والإشراف عليه وحل أي مشكلة طارئة.
• تقسيم الفريق: يجب أن يتم تقسيم فريق الجرد بطريقة منظمة وعملية، ويتم التقسيم وفقا لطبيعة الجرد وحجمه، ويمكن أن يتم تقسيم الفريق لمجموعات صغيرة تتكون كل واحدة منها من شخصين، يكون الشخص الأول مسؤولا عن العد وقراءة معلومات المنتجات والآخر يقوم بتسجيل العدد والتأكد من صحته وصحة بقية المعلومات.
• عدم الاعتماد على أي تقارير للمخزون: ينبغي اتباع سياسة العد الأعمى Blind Counting خلال عملية الجرد، دون الاستعانة بأي من التقارير الخاصة بالمخزون.
• إنشاء نموذج لتسجيل بيانات المواد: يتطلب الجرد إنشاء نموذج فارغ ليتم تسجيل معلومات المخزون فيه، ويشمل النموذج جميع المعلومات المرتبطة بالمواد مثل رقم واسم المنتج ورقم التشغيلة وتواريخ الإنتاج والإنتهاء والعدد وأي بيانات أخرى مطلوبة.

مرحلة الجرد الفعلي

• جرد جميع مواقع التخزين: ينبغي تقسيم المستودع بشكل منطقي وتعطى مسؤولية كل منطقة لأحدى مجموعات الجرد، ومن الضروري أن يتم عد المنتجات في جميع مواقع التخزين دون ترك أي موقع منها.
• عدم تصحيح الأخطاء الكتابية: إذا كان نموذج الجرد ورقيا، فإنه من الضروري عدم شطب أو تصحيح الأخطاء جزئيا، فإذا تم كتابة العدد بشكل خاطئ مثلا؛ فينبغي شطب الصف كاملا وإعادة كتابته من جديد وذلك لضمان أعلى دقة ممكنة.
• تأكيد الجرد: يفضل استخدام طريقة لتأكيد جرد كل موقع تخزين، مثل وضع ملصقات صغيرة على كل موقع تم جرده أو على المنتجات الموجودة بالموقع.
• المقارنة الأولية لنتائج الجرد بتقارير المخزون: يقوم المشرف على الجرد بمقارنة نتائجه بتقارير المخزون وتحديد الفروقات، وينبغي أن يتم إعادة جرد المواد التي وجدت فروقات بها، وفي حال كان الجرد الثاني مطابق للجرد الأول أو تقارير المخزون فيتم اعتماده، أما لو كانت نتيجته مختلفة عن الجرد الأول وعن تقارير المخزون فينبغي أيضا اللجوء لجرد ثالث للتأكد، وينبغي استخدام نماذج جديدة للجرد في كل مرة وعدم استخدام النموذج الأول والتعديل عليه، كما يفضل أن تكون إعادة الجرد من قبل مجموعة أخرى ضمن الفريق.

ما بعد الجرد

• إعداد تقرير بالنتائج النهائية: يتم إعداد تقرير مفصل بالمواد الموجودة فعليا بالمستودع حسب الجرد النهائي الذي تم اعتماده.
• تصحيح المخزون: ينبغي تصحيح المخزون حسب الجرد الفعلي، ويجب الانتهاء من هذه الخطوة قبل عودة العمليات التشغيلية بالمستودع.
• إعداد تقرير بالفروقات: من المهم مشاركة تقرير بالفروقات مع العملاء، وينبغي أيضا تحليل أساس المشكلة لكل فرق Root Cause Analysis إن أمكن، والنقص غير المبرر في المخزون قد يستلزم تعويض العميل المالك للمواد.
• الإحتفاظ بنماذج الجرد: تعتبر نماذج الجرد أوراق رسمية ينبغي الإحتفاظ بها، وقد تكون مطلوبة خلال عمليات التدقيق المختلفة Audits سواء الداخلية أو الخارجية.

خدمات القيمة المضافة Value Added Services

هناك العديد من الخدمات الإضافية التي يمكن تقديمها في المستودعات، وتختلف هذه الخدمات حسب احتياجات العملاء وطبيعة المواد، ومن الخدمات التي يمكن تقديمها:

التجميع وإعادة التعبئة

قد تكون هناك حاجة لتجميع عدد من المواد أو إعادة تعبئتها في حزمة واحدة، فعلى سبيل المثال؛ قد تطلب بعض الشركات تعئبة عدد من منتجات العروض مع بعضها البعض.

الرص على الطبليات Palletizing

قد يتم استلام بعض المواد بدون طبليات، أو في بعض الأحيان تعتمد عمليات التسليم على تجميع المنتجات من طبليات مختلفة، ويتطلب الأمر بعدها رص تلك المنتجات على طبليات جديدة لتجهيزها للشحن.

التغليف وإعادة التغليف

هناك أنواع متعددة للتغليف ومن أهمها وأشهرها تغليف الطبليات باستخدام لفائف التغليف المرن Shrink Wrap، والذي يستخدم غالبا لتغليف المنتجات على الطبليات.

وضع الملصقات أو تغييرها Labeling/Relabeling

تتطلب بعض المواد وضع ملصقات بمعلومات إضافية قبل تسليمها للعميل، أو تغيير الملصقات الحالية لأسباب مختلفة، ويعتبر هذا الأمر من الخدمات الإضافية التي يمكن تقديمها ضمن إدارة عمليات المستودعات.

التخلص من المواد Material Disposal

هناك أسباب عديدة للتخلص من المواد المخزنة في المستودعات، ومن أبرز هذه الأسباب انتهاء صلاحية المواد أو تلفها، وهناك بعض المواد التي تكون عملية التخلص منها معقدة مثل التخلص من المواد الكيميائية والتي ينبغي أن تتم من قبل جهة متخصصة ومرخصة لذلك.

الأنظمة والمعدات الضرورية لإدارة عمليات المستودعات

المستودعات ضمن عالمنا المتطور اليوم تختلف بشكل كبير جدا عن المستودعات في الماضي، ولنتمكن من إدارة عمليات المستودعات بالشكل الصحيح والمتوافق مع التقدم المتسارع في عالم الأعمال؛ فإن علينا توفير كل ما يلزم من معدات وتقنيات لتنفيذ العمليات بالشكل المناسب.

معدات المناولة Material Handling Equipment (MHE)

وهي عبارة عن معدات متحركة تستخدم في نقل وتحريك المواد في المستودعات، فتستخدم في عمليات استلام المواد وتنزيلها من شاحنات النقل، ومن ثم نقل المواد إلى مواقع التخزين، وكذلك لترتيب المواد داخل المستودع أو تجهيزها للتسليم عند الطلب، ومن بعض أنواع معدات المناولة:

الرافعات الشوكية Forklifts

وتستخدم غالبا للتعامل مع الطبليات، وذلك لتحريكها داخل المستودع أو تنزيلها وتحميلها من وإلى شاحنات النقل، وتوجد رافعات شوكية تعمل على الديزل وأخرى تعمل بالكهرباء، وغالبا يتم استخدام الرافعات الكهربائية داخل المستودعات بينما يتم استخدام رافعات الديزل في الأماكن المفتوحة.

تأتي الرافعات الشوكية بأحجام مختلفة، وتختلف أيضا في الأوزان التي تتمكن من رفعها، وينبغي اختيار رافعات بقدرة رفع تتناسب مع طبيعة المواد الموجودة بالمستودع.

الرافعة اليدوية Pallet Jack

وهي رافعة تستخدم لتحريك الطبليات على مستوى الأرض من نقطة إلى أخرى، وتتوفر أنواع يدوية بالكامل وأخرى تعمل بالكهرباء.

رافعات التخزين بالأرفف Reach Truck

وهي رافعات تستخدم لرفع الطبليات على أرفف التخزين، وهي تكون عادة أصغر من الرافعات الشوكية، وتأتي هذه الرافعات بأحجام وأشكال مختلفة، فالبعض منها تكون الشوك الخاصة بالرفع في الجانب بدلا من أن تكون بالأمام وهذا النوع مفيد في المستودعات ذات المساحات الضيقة بين الرفوف، كما أن البعض منها ترتفع بالكامل مع منطقة جلوس مشغل الآلة وهي مفيدة لتجميع المواد يدويا من الطبليات أو الرفوف في مواقع التخزين المرتفعة.

وكما هو الحال في الرافعات الشوكية؛ فإن هذه الرافعات لها قدرات تحمل مختلفة بالنسبة للأوزان.

شاحنات الرفع Cranes

وهي شاحنات كبيرة تستخدم لرفع المواد الكبيرة والثقيلة، وغالبا تستخدم في المناطق المفتوحة، ويمكن استخدامها لتنزيل وتحميل حاويات الشحن أو غيرها من المواد كبيرة الحجم.

أرفف التخزين

تعتبر أرفف التخزين من الجوانب الهامة والأساسية بالمستودعات، وتأتي الأرفف بأشكال وأنواع كثيرة لا مجال لحصرها في هذا المقال، وسأشير إلى بعض الأنواع القليلة والأساسية منها، ويجدر الإشارة إلى أن الأرفف تختلف في مدى تحملها للأوزان.

في الحقيقة هناك صعوبة في ترجمة بعض مسميات الأرفف ولهذا سأشير إليها باللغة الإنجليزية مع شرح فكرتها العامة.

Selective Racking

وهي أشهر أنواع أرفف التخزين بالمستودعات وتستخدم غالبا لتخزين الطبليات، ويتميز هذا النوع من الأرفف بأنه يعطي إمكانية الوصول إلى كل طبلية مخزنة فيه بشكل مباشر، ويتكون هذا النوع من الأرفف غالبا من صفين متقابلين.

Drive in/Drive through Racking

هذا النوع من أرفف التخزين يوفر مساحة لتخزين عدد من الطبليات خلف بعضها البعض، وغالبا ما يستخدم هذا النوع لتخزين المواد التي تتوفر منها كميات متعددة بحيث يتم تخزين نفس المنتج وبنفس رقم التشغيلة في نفس الصف.

وهذا النوع أيضا يأتي بطريقتين، فالطريقة الأولى تكون فيها المواد قابلة للتخزين على الأرفف من اتجاه واحد، والطريقة الأخرى تكون فيها المواد قابلة للوصول إليها من قبل معدات المناولة من اتجاهين مختلفين بحيث تستخدم الجهة الأولى لتخزين المواد الجديدة عند الاستلام والجهة الأخرى لإخراج المواد عند تسليم الطلبات وبهذا نضمن اتباع قاعدة First In First Out (FIFO) عند تسليم الطلبات.

Double Deep Selective Racking

هذا النوع هو عبارة عن صفين من أرفف Selective Racking يتم وضعهم بجانب بعضهم البعض بحيث يتم تخزين طبليتين معا واحدة بالخلف والثانية بالأمام، وعند الرغبة بالوصول للطبلية الموجودة بالخلف فإن ينبغي أولا إزالة الطبلية الموجودة أمامها ومن ثم إعادتها بعد الإنتهاء، وهذا النوع يستخدم لزيادة مساحة التخزين بالمستودع بنسبة كبيرة.

Push Back Rack

في هذا النوع من الأرفف يمكن وضع عدد من الطبليات خلف بعضها البعض وتكون كل طبلية على منصة متحركة، وعند إزالة الطبلية التي بالأمام تتحرك الطبليات التي خلفها إلى الأمام مباشرة.

أرفف تخزين المواد الخفيفة Shelving

تستخدم هذه الأرفف لتخزين المواد الخفيفة والتي لا تكون على طبليات، وغالبا ما تكون للمنتجات صغيرة الحجم أو قطع الغيار.

الأنظمة والمعدات التقنية

التقنيات المستخدمة في المستودعات الحديثة تتطور يوما بعد يوم، وظهرت لدينا المستودعات الذكية التي تستخدم العديد من التقنيات ومنها تقنيات تجميع المنتجات الاتوتوماتيكية Automated Picking Tools، وأرفف التخزين الاتوماتيكية وغيرها من التقنيات المتقدمة.

في هذا المقال سأشير إلى اثنين من التقنيات الأساسية والضرورية دون الحديث عن التقنيات المتقدمة والتي لا تستخدم في جميع المستودعات، وذلك لأن هذا المقال موجه للمبتدئين وهدفنا التعريف بالمبادئ الأساسية في إدارة عمليات المستودعات.

نظام إدارة المستودعات Warehouse Management System (WMS)

نظام إدارة المستودعات والذي يعرف اختصارا بـ WMS هو عبارة عن نظام برمجي يستخدم لإدارة المخزون بشكل كامل، وما تحدثنا عنه بالأعلى حول العمليات الأساسية في المستودعات مثل عمليات الاستلام والتسليم فإنها جميعا ينبغي أن تكون مسجلة في نظام إدارة المستودعات.

يمكن أن يكون هذا النظام مستقلا بذاته أو أن يكون جزءا من نظام تخطيط موارد الشركات ERP، وقد يكون نظاما مستقلا ويتم ربطه برمجيا بنظام آخر.

يتكون نظام إدارة المستودعات من خيارات كثيرة ومتعددة ومن أهمها:

• التعريف بالمواد: حيث ينبغي تعريف المواد التي سيتم تخزينها بالمستودع وبيانتها الأساسية مثل أرقام المواد وأوصافها ضمن النظام لنتمكن لاحقا من إجراء العمليات على هذه المواد.
• التعريف بمواقع التخزين: كما ذكرنا سابقا فإنه من الضروري أن يكون لكل موقع تخزين بالمستودع سواء كان على الأرفف أو بالأرض رمزا مكونا من حروف وأرقام أو من أحدهما ليسهل تحديد مواقع المنتجات، وهذه الرموز تسجل على كل موقع تخزين بالمستودع ويتم تعريفها أيضا بالنظام.
• تسجيل عمليات الاستلام: من خلال هذا الخيار يتم تسجيل جميع الاستلامات Inbound، ويتم بعدها إصدار مستند الاستلام Good Receiving Note (GRN) والذي يحتوي على تفاصيل المواد المستلمة ومواقع تخزينها.
• إنشاء طلبات التسليم Sales Order: هنا يتم إنشاء الطلبات لإخراج المواد من المستودع، ويتم إنشاء طلب التسليم إما بإدخاله يدويا في النظام أو من خلال الربط مع الأنظمة الأخرى واستلام الطلب منها مباشرة، ومن خلال طلب التسليم يمكن طباعة قائمة التجهيز Picking List والتي تعطى للمسؤول عن تجهيز الطلبات، وتحتوي قائمة التجهيز على تفاصيل المواد المطلوبة ومواقع تخزينها ليتمكن من تجميعها بدقة وسرعة، وبعد الانتهاء من تجميع المنتجات يتم تأكيد طلب التسليم وإصدار مستند التسليم Delivery Note وأي مستندات أخرى مطلوبة مثل بوليصات الشحن.
• التقارير: ويتوفر بالنظام تقارير مختلفة ومنها التقارير التي تحدثت عنها بالأعلى بالإضافة إلى العديد من التقارير الأخرى والتي تختلف من نظام إلى آخر.

هناك برمجيات كثيرة يمكن الاختيار منها لعلامات تجارية مختلفة، وفي الوقت الحالي يتم الاعتماد في كثير من الأحيان على البرمجيات السحابية Cloud، وينبغي التعرف على احتياجات المستودع بدقة ودراسة البدائل المتوفرة لاختيار نظام إدارة المستودع المناسب.

أجهزة المسح الضوئي Radio Frequency Scanners (RF Scanners)

إن إدارة عمليات المستودعات تحتاج إلى الدقة والسرعة في آن واحد، ولهذا فإنه من الضروري أن نسخر التقنية لتقليل الأخطاء وإنجاز المهام بشكل أسرع، ولذلك يمكن اعتبار أجهزة المسح الضوئي RF Scanners تقنية ضرورية الاستخدام خاصة في المستودعات التي تكون فيها عمليات الاستلام والتسليم كثيرة.

يمكن اعتبار جهاز RF Scanner بأنه كمبيوتر مصغر يحتوي على ماسح ضوئي للباركود، ويمكن الدخول من خلال هذا الجهاز إلى نظام إدارة المستودع WMS ومن ثم استخدامه في عمليات الاستلام وتسجيل مواقع التخزين وكذلك في عمليات تجميع المنتجات أثناء عمليات التسليم Outbound.

عند استلام منتجات جديدة وفحصها، يتم استخدام جهاز المسح الضوئي لتسجيل عملية الاستلام، حيث يتم مسح الباركود الخاص بكل منتج ومن ثم الحصول على قائمة بكافة المنتجات المستلمة والتي يمكن مقارنتها مع قائمة المنتجات الواردة في التنبيه المسبق، وفي حال مطابقتها يتم اعتماد الاستلام وبالتالي يتم تسجيله في النظام.

في حال توفر باركود لمعلومات المنتج الأخرى مثل رقم الدفعة Batch Number أو تواريخ الإنتاج والإنتهاء فإنه يتم أيضا قراءتها باستخدام جهاز المسح الضوئي، وإلا ينبغي إدخالها بشكل يدوي قبل اعتماد الاستلام في النظام.

بعد تسجيل المنتجات يتم نقلها لمواقع التخزين، ويتم قراءة موقع التخزين لكل منتج باستخدام جهاز المسح الضوئي لتسجيله في النظام، حيث تكون مسميات المواقع ملصقة على الأرفف أو الأرض على شكل باركود أيضا.

بالاعتماد على أجهزة المسح الضوئي يتم تسجيل عملية الاستلام مباشرة في النظام بدون ادخالات يدوية؛ أو بإدخالات يدوية محدودة مثل بعض تفاصيل المنتج التي لا يتوفر لها باركود، أو بعض التفاصيل العامة لعملية الاستلام مثل رقم عملية الشراء Purchase Order Number.

في الجانب الآخر وعند استلام طلبات لإخراج منتجات معينة من المستودع وبعد إنشاء طلب التسليم Sales Order واستخراج قائمة التجهيز Picking List، يقوم المسؤول عن تجميع الطلبات باستخدام جهاز المسح الضوئي، وذلك من خلال مسح الباركود الخاص بالمنتج وأيضا الباركود الخاص بالموقع، وبالتالي تكون عملية التجميع أيضا أكثر دقة، وبعد الانتهاء من التجميع يتم التأكد من إخراج جميع المواد المطلوبة واعتماد طلب التسليم ومن ثم إنشاء مستند التسليم Delivery Note واي مستندات أخرى مطلوبة.

في حال عدم استخدام أجهزة المسح الضوئي RF Scanners فإن عمليات الاستلام والتسليم تتم بشكل يدوي، ففي عمليات الاستلام مثلا يتم كتابة تفاصيل المنتجات كاملة في نموذج الاستلام الورقي بما في ذلك مواقع التخزين، وبعدها يقوم المسؤول عن النظام بإدخال بيانات المنتجات المستلمة يدويا في النظام، وهذه الادخالات تكون أقل دقة بالإضافة إلى أنها تتسبب في ضياع وقت طويل جدا في عمليات لا داعي لها بالمستودعات الحديثة.

كلمة أخيرة

الاهتمام بالمستودعات يعتبر أمرا في غاية الضرورة للأعمال في عصرنا الحالي وذلك لأنها تعتبر واحدة من أهم الخدمات ضمن سلسلة التوريد، ولهذا فإنه من المهم جدا استخدام أفضل الممارسات لإدارة عمليات المستودعات.

ما تحدثت عنه في هذا المقال هو نزر يسير من عمليات المستودعات الرئيسية، وذلك لأن المقال موجه للمبتدئين بالدرجة الأولى، ولأن الحديث حول هذا الموضوع بشكل مفصل لا يكفيه مقال مثل هذا؛ كان حديثنا منصبا حول إدارة العمليات اليومية والتي يمارسها غالبا مشرفي المستودعات والعاملون معهم، بينما توجد الكثير من الجوانب الأخرى التي يتم ممارستها غالبا ضمن المستويات الوظيفية الأعلى وهي كثيرة ومعقدة، تبدأ بتحديد الحاجة إلى المستودعات واختيار موقعها وتصميمها واختيار الأرفف والتقنيات اللازمة لتشغيلها وتجهيز أنظمة مكافحة الحرائق وإنشاء أنظمة إدارة الجودة وغيرها الكثير من التفاصيل المعقدة.

في جانب العمليات الرئيسية التي تحدثنا عنها فإن السرعة والدقة هما أهم أمرين في إدارة عمليات المستودعات، وتزداد أهميتهما في الشركات التي تقدم خدمات التخزين لأطراف أخرى 3PL، ولهذا فإنه من الضروري تسخير كافة التقنيات الممكنة لضمان تحقق السرعة والدقة معا.

هذا المقال برعاية

الحلول الفريدة لخدمات التخزين