بسم الله الرحمن الرحيم
بدأت في مقال سابق الحديث حول الجوانب المحاسبية في العمل الحر وأنصح بقراءة المقال السابق قبل إكمال القراءة هنا، كان الشرح معتمدًا على نظام Kashoo المحاسبي، وسأكمل الحديث اليوم حول العديد من الجوانب الأخرى.
كـ«مستقل» قد ترغب باستثمار مبلغ مالي لعملك، خاصة إذا كنت تعتمد على العمل من خلال موقعك الشخصي، فهناك مصاريف لبرمجة الموقع وتصميمه واستضافته، وكذلك مصاريف للحملات الإعلانية وغيرها، وحتى إن كنت تعمل على بعض منصات العمل الحر، مثل Upwork التي أنشئت مؤخرًا من خلال اندماج الموقعين العالميين oDesk و Elance أو غيرهما من المنصات، مثل: منصة مستقل للمستقلين العرب، فإنك قد ترغب أيضًا باستثمار بعض المال في عملك؛ لعمل الحملات الإعلانية، أو لتصميم هوية خاصة بعملك وهكذا، ولهذا فإنه من الضروري أن تعرف كيف يمكن أن تسجل مبلغ الاستثمار أو رأس المال الخاص بعملك في النظام المحاسبي.
رأس المال يندرج تحت حسابات حقوق الملكية Equity التي تحدثنا عنها في المقال السابق، وتجده في نظام Kashoo باسم Contributed Capital، ويمكن أيضًا تغيير ذلك الاسم إلى تسمية عربية من خلال النقر على اسم الحساب في صفحة الحسابات Accounts لتنتقل حينها إلى صفحة التعديل.
بعد التعديل على حساب رأس المال، علينا الآن أن نعرف كيف يمكننا أن نسجل مبلغ رأس المال المستثمر في النظام، وهو أمر بسيط للغاية، لنفترض هنا أننا نود استثمار مبلغ 5000 ريال سعودي كرأس مال لمشروعنا الإلكتروني، فإن تسجيل رأس المال يتم من خلال التوجه إلى صفحة Transfers من العمود الأيسر.
بعد التوجه إلى الصفحة المذكورة تقوم بإدخال تاريخ إضافة رأس المال، سواء كان بتاريخ اليوم الحالي أو تاريخ سابق، ومن ثم كتابة المبلغ المستثمر، في مستطيل Withdraw From قُم باختيار حساب رأس المال من خلال كتابة اسم الحساب، والنقر على زر الإدخال Enter، أما بالنسبة لمستطيل Deposit Into فقُم باختيار الحساب الذي تم إيداع رأس المال فيه، ونفترض في هذه الحالة أن المبلغ المستثمر قد تم إيداعه في حساب بنكي مخصص للعمل، إذا كان مبلغ رأس المال صغيرًا وكنت تنوي أن تحتفظ به نقدًا، فيمكنك أن تحدد حساب النقدية أو Cash بدلًا من الحساب البنكي، بعد ذلك أدخل الوصف الذي تراه مناسبًا، ثم انقر على زر Record Transfer، وبذلك يكون قد تم تسجيل المبلغ المستثمر كرأس مال للمشروع محاسبيًّا.
كنتيجة للعملية السابقة فإنك ستلاحظ أن الحساب البنكي يظهر لك برصيده الجديد في الجانب الأيمن من الشاشة.
خاصية Transfers نستخدمها لإضافة رأس المال أو زيادته مستقبلًا، وكذلك لسحب مبالغ مالية من المشروع كسحب نسبة من الأرباح (سنتعرف على طريقة ذلك لاحقًا)، وكذلك نستخدم Transfers لنقل المال بين الحسابات المختلفة، فلو افترضنا أنك ترغب بسحب مبلغ 500 ريال من الحساب البنكي وتحتفظ به نقدًا فإن عليك أن تذهب لصفحة Transfer وتسجل التاريخ والمبلغ، ومن ثم تسجل «الحساب البنكي» تحت خانة Withdraw From و«النقدية» تحت خانة Deposit Into ومن ثم النقر على زر Record Transfer، والطريقة نفسها تستخدم لتحويل المبالغ بين الحسابات المختلفة.
بعد أن عرفنا كيفية تسجيل رأس المال سننتقل الآن لنتعرف على كيفية تسجيل الإيرادات والمصروفات. بالانتقال إلى صفحة Accounts، يمكن أن نجد مجموعتين من الحسابات، الأولى باسم Income وتعني الإيرادات، والثانية باسم Expenses وتعني المصروفات، وتحت كل منهما العديد من الحسابات الفرعية.
بالطبع فإنك لن تحتاج لجميع الحسابات الموجودة، وقد تحتاج لحسابات أخرى غير موجودة، ويمكنك حينها إضافتها يدويًّا، قُم بتعديل أسماء الحسابات التي تحتاجها في المجموعتين، وكذلك إضافة أي حساب غير موجود في أعلى الصفحة مع تحديد المجموعة المناسبة للحساب.
بعد تعديل أسماء الحسابات، وإضافة الحسابات الأخرى التي تحتاجها، فستكون جاهزًا لتسجيل الإيرادات والمصروفات الخاصة بعملك الإلكتروني.
لتسجيل إيرادات عملك الإلكتروني توجَّه إلى صفحة Income من القائمة اليسرى، في البداية أدخل تاريخ الإيراد، ولتكون سجلاتك المحاسبية دقيقة فإن عليك تسجيل التاريخ بدقة؛ ليكون مطابقًا بشكل فعلي للتاريخ الذي تسلَّمت فيه المبلغ المالي، ومن المهم أن تعرف أن تسجيل الإيرادات ينبغي أن يتم يعد تسلُّمها بشكل فعلي لا أن يتم تسجيلها قبل التسلُّم وفقًا للتاريخ المتوقع مثلًا.
بعد ذلك عليك أن تدخل اسم العميل، ويمكن تسجيل عميل جديد بإحدى طريقتين: الأولى أن تتوجه إلى صفحة العملاء Customers تحت قائمة Setup في العمود الأيسر لتقوم بإضافة العميل، والطريقة الثانية هي أن تبقى في صفحة الإيرادات Income وتنقر على المثلث الصغير في يسار المستطيل الواقع تحت كلمة Customer ومن ثم تختار Add Customer.
ستظهر لك بعد ذلك صفحة خاصة بإدخال معلومات العميل، وعليك أن تقوم بكتابتها، ومن ثم النقر على زر Add، مع ملاحظة أنه لا ينبغي إدخال جميع المعلومات بل ما يلزمك منها فقط.
بمجرد أن تتم إضافة العميل فسيتم تسجيله في صفحة Income تحت خانة Customer، إذا كان العميل مسجلًا مسبقًا فيمكن اختياره من القائمة أو من خلال كتابة الاسم والنقر على زر الإدخال Enter لاعتماده.
بعد ادخال اسم العميل فإن الخطوة التالية هي إدخال Terms or Payment Account ويقصد به الحساب الذي دخل إليه المبلغ، فلو تم تسلم المبلغ عبر موقع PayPal فيمكن حينها تسجيل حساب PayPal الذي قمنا بإضافته سابقًا ضمن الحسابات البنكية في هذا المستطيل (راجع المقال الأول لمعرفة كيفية إضافة حساب PayPal أو أي حساب بنكي)، أما إذا كان المبلغ قد دخل للحساب البنكي مباشرة فينبغي أن يتم تسجيله في هذا المستطيل بدلًا من حساب PayPal.
بعد كتابة جميع المعلومات بالأعلى عليك أن تنتقل للجدول بالأسفل والمقسم كشكل الفاتورة؛ حيث يمكنك إضافة الخدمات أو المنتجات التي حصل عليها العميل، ويمكن إدخال أي عدد من الصفوف، بالنسبة للعمود الأول في هذا الجدول Income Account فإنه يشير إلى حساب الإيراد، فلو كان هذا الإيراد عبارة عن مبيعات فينبغي أن يسجل تحت حساب إيرادات المبيعات. بعد الانتهاء من إدخال جميع التفاصيل انقر على زر Record Income.
هناك نقطة أود أن أشير إليها وهي بخصوص تقديم الخدمات في مواقع العمل الحر، مثل: الموقع العربي مستقل أو غيره من المواقع، فتسجيل العمليات المالية التي تتم في هذه المواقع يعتمد على رؤيتك الخاصة، شخصيًّا أقوم باتباع الاستراتيجية التالية لتسجيل الإيرادات المالية التي أحصل عليها عبر تقديم الخدمات في مواقع العمل الحر.
أولًا: إضافة موقع العمل الحر مثل مستقل أو Freelancer أو غيرهما كعميل بدلًا من إضافة اسم العميل الشخصي، أي بمعنى آخر فإني أقوم بتسجيل الإيرادات باسم الموقع وليس باسم كل شخص يشتري خدماتي على تلك المواقع.
ثانيًا: إضافة موقع العمل الحر أيضًا كحساب بنكي ضمن قائمة الحسابات، والسبب في ذلك أن المبالغ التي أحصل عليها في هذه المواقع تدخل أولًا لحسابي هناك قبل أن أقوم بسحبها، ولذلك فإنه عند تسجيل الإيرادات فإني أقوم بتسجيل حساب موقع العمل الحر في مستطيل Terms or Payment Account.
ثالثًا: عند سحب المبلغ المالي من موقع العمل الحر إلى حسابك البنكي أو إلى حساب PayPal فعليك حينها أن تقوم بعمل تحويل Transfer للمبلغ من حساب الموقع إلى حسابك البنكي بنفس الطريقة التي شرحتها بالأعلى عندما تحدثت عن خاصية Transfers.
بعد أن تعرفنا على كيفية تسجيل الإيرادات علينا أن نشير إلى كيفية تسجيل المصروفات، وهي مطابقة للإيرادات في طريقتها إلا أن الفرق أن علينا أن نسجل اسم الجهة التي اشترينا منها Vendor (إن كانت المصروفات لشراء سلعة أو خدمة) بدلًا من اسم العميل Customer وتتم إضافة معلومات الجهة بنفس طريقة إضافة العميل، أما بالنسبة لخيار Terms or Payment Account فنقوم بتسجيل الحساب البنكي الذي استخدمناه لإتمام الدفع وتم خصم المبلغ منه، وأخيرًا في الجدول بالأسفل نقوم بإضافة المصروفات مع تحديد الحساب المناسب لكل منها.
وكنقطة أخيرة في مقالنا هذا، أود أن أشير إلى كيفية سحب المبالغ المالية، فعند رغبتك بسحب بعض الأرباح من حساب المشروع لتستخدمها بشكل شخصي، فإن عليك أن تسجل ذلك محاسبيًّا، ويتم ذلك من خلال إضافة حساب للمسحوبات أولًا تحت قائمة Equity في صفحة الحسابات، وتتم إضافة الحسابات بنفس الطريقة التي شرحتها سابقًا من خلال التوجه إلى صفحة الحسابات وإنشاء حساب جديد باسم «الأرباح المسحوبة» مثلًا واختيار نوع الحساب ليكون Equity.
بعد إضافة الحساب؛ ولإتمام عملية السحب، توجه إلى صفحة Transfers وأدخل التاريخ والمبلغ المراد سحبه، وفي خانة Withdraw From اختر الحساب الذي ستسحب منه المبلغ، أما في خانة Deposit Into فحدد حساب «الأرباح المسحوبة» الذي قمنا بإضافته، وذلك لأن المبلغ سيخرج من المشروع لتستخدمه بشكل شخصي.
استعرضنا اليوم العديد من الجوانب المهمة لتسجيل العمليات المحاسبية في نظام Kashoo وسنكمل الحديث في المقال القادم بإذن الله.
