الجوانب المحاسبية في العمل الحر

بسم الله الرحمن الرحيم

نتيجة للإقبال الكبير على العمل الحر فقد احتدت المنافسة في هذا العالم بين آلاف المستقلين الذين يعملون في مجالات متعددة، ولهذا السبب فإن على أي شخص يرغب بالعمل المستقل أن يلتزم بالاحترافية في جميع جوانب عمله؛ كي يستطيع تحقيق النجاح، والأمور الإدارية بمختلف أشكالها لها تأثير واضح على مدى احترافية المستقل، ولكي تأخذ العمل الحر بجدية أكبر فإنه لا بد أن تكون لك إدارة مالية جيدة، وأن تحتفظ بسجلات لكل عملياتك المالية بشكل منظَّم ومحترف، فالدفاتر اليدوية أو استخدام بعض التطبيقات البسيطة، مثل برنامج (MS Excel) لن تساعدك كثيرًا، وسيتطلب إعدادها وتحديثها الكثير من الوقت والجهد.

اليوم سأستعرض بعض الأساسيات في الجانب المحاسبي، وسأستعرض نظامًا بسيطًا ورائعًا لإدارة عملياتك المحاسبية، وقد بدأت شخصيًّا باستخدام هذا النظام منذ فترة طويلة، وقد ساعدني كثيرًا في تنظيم حساباتي الشخصية لمختلف الأعمال التي أقوم بها على شبكة الإنترنت، ولأن الشرح طويل نسبيًّا فإنه لا بد من تقسيمه على عدد من المقالات؛ لتكون مرجعًا شاملًا ومتكاملًا وتحقق الفائدة المرجوَّة.

قبل كل شيء أود أن أوجه بعض النصائح للمستقلين التي تخص الجانب المالي:

• عليك دائمًا أن تفصل بين المال الشخصي والمال المخصص لعملك الحر، سواء كان رأس المال (إن وُجد) أو الدخل.
• عليك أن تخصص حسابًا بنكيًّا مستقلَّا لعملك بعيدَا عن حسابك الشخصي.
• جميع المسحوبات الشخصية من حساب العمل كسحب الأرباح ونحوها ينبغي أن تسجل محاسبيًّا كما سيتم شرحه لاحقًا.

النظام الذي أود تعريفك به هو البرنامج المحاسبي المتميز والسهل الاستخدام (Kashoo) وهو نظام محاسبة سحابي (Cloud Accounting) يتيح لك تنظيم حساباتك وإدارتها من خلال إدخال كل الإيرادات والمصروفات وإنشاء الفواتير، كما يقدم لك النظام تقارير مالية شاملة واحترافية لكل عملياتك، وما يميز النظام أن رسوم الاشتراك به مناسبة للغاية، فالخطة العادية لا تكلف سوى 49.99 دولار سنويًّا، ويمكن تجربة الخدمة بكل ميزاتها مجانًّا لمدة 14 يومًا https://kashoo.com، الموقع لا يتوفر إلا باللغة الإنجليزية، ولكن لا تقلق فالأمر ليس بتلك الصعوبة، ويمكنك استخدام النظام دون مشاكل إذا كنت تتقن اللغة بشكل متوسط.

بعد إنشاء الحساب وتأكيد العنوان البريدي ستصل إلى الصفحة التي تبدأ من خلالها خطوتك الأولى في النظام، وهي مخصصة لإعداد الملف الشخصي الخاص بنشاطك التجاري كالتالي:

في هذه الصفحة عليك إدخال بعض المعلومات البسيطة، بداية من اسم النشاط الذي يمكن أن يكون اسم موقعك على الإنترنت، أو اسمًا مستعارًا تستخدمه في عملك الحر، أو أي اسم آخر تريده، ومن ثم إدخال بقية المعلومات كما في الصورة السابقة.

Fiscal year أو السنة المالية هي عبارة عن فترة زمنية تستخدم لمعرفة نتيجة العمل في النشاط التجاري خلال مدة معينة، لا أريد الخوض في شرح هذه التفاصيل، فلست هنا بصدد تعليم المحاسبة وأسسها، وإنما أهدف إلى شرح كيفية إدارة العمليات المالية بالنسبة لك كمستقل بشكل مبسط، اترك هذا الخيار كما هو؛ لأنه دائمًا ما يشير إلى السنة الحالية، وبمجرد انتهائك من إدخال كل المعلومات قم حينها بالنقر على زر (Create Business).

سيتم بعدها تحويلك إلى صفحة الترحيب، وهنا أود أن أستعرض الجوانب الرئيسية في النظام التي ينبغي أن تعرفها وتستخدمها لإدارة عملياتك المالية، وإن كنت تجيد اللغة الإنجليزية، أنصحك أن تقرأ الدروس التي يوفرها الموقع بعد انتهائك من قراءة سلسلة المقالات؛ لأنها توفر شرحًا وافيًا لمختلف جوانب النظام.

ستكون بدايتنا مع قائمة (Setup) التي تحتوي على عدد من الخيارات الرئيسية التي ينبغي علينا ضبطها قبل أن نواصل العمل:

سنتوجه في البداية إلى صفحة الحسابات (Accounts) ولتستطيع فهم هذه الصفحة، فإنه لا بد أن أقدم شرحًا مختصرًا لمعاني بعض المصطلحات المحاسبية التي ستجدها هناك:

الأصول (Assets): وتنقسم إلى أصول متداولة وأصول ثابتة، فالأصول المتداولة تشير إلى المبالغ النقدية التي يمتلكها المشروع، وكذلك إلى الأشياء التي يمكن تحويلها إلى نقد، مثل البضاعة المتوفرة في حال المشاريع التي تمتلك منتجات مادية، أما الأصول الثابتة فتشير على سبيل المثال إلى الأثاث الذي يمتلكه المشروع والمباني ونحوها، أي إلى الأمور المادية التي تستخدم لتسيير العمل.

الخصوم (Liabilities): تشير إلى الالتزامات المالية للنشاط تجاه الغير، مثل: القروض والمدفوعات الآجلة ونحوها.

حقوق الملكية (Equity): هي الالتزامات المالية للنشاط تجاه ملاكه أو مالكه وتشمل رأس المال، والاحتياطات المالية، والأرباح غير الموزعة ونحوها.

الإيرادات (Income): وتشير إلى الدخل المالي للنشاط من المصادر المختلفة، مثل عمليات البيع.

المصروفات (Expenses): وتشير إلى النفقات المالية المختلفة للنشاط التجاري.

استعرضت هذه الجوانب بشرح بسيط؛ لأنك ستراها في صفحة الحسابات، لن أتعمق في شرح كل منها؛ لأن الفهم الدقيق لكل نقطة هو من اختصاص المحاسبين، وقد يكون مطلوبًا أكثر في حال الاعتماد على الحسابات اليدوية، ولكننا نستخدم هذا النظام لتسهيل الأمر وليس لتعقيده، لا تقلق إن لم تستطِع فهم النقاط السابقة، فالمهم هو التطبيق الذي سنقوم به لاحقًا وهو سهل للغاية.

كمستقل فإنك لن تحتاج لكل الحسابات الموجودة في النظام، والأمر يختلف من مستقل إلى آخر حسب طريقة عمل كل شخص، وحسب أسلوب تنظيمه لعمله، يمكن تعديل مسميات الحسابات وإضافة حسابات جديدة باللغة العربية، سنقوم هنا بالتعديل على أحد الحسابات كمثال، وسيكون الحساب البنكي Bank Account، وللتعديل عليه قُم بالنقر على اسم الحساب؛ ليتم تحويلك بعدها لصفحة التفاصيل:

تحت خيار Type ستجد أنواعًا متعددة للحسابات، بعضها يندرج تحت الأصول، والبعض الآخر تحت الأنواع الأخرى (الخصوم – حقوق الملكية – الإيرادات – المصروفات)، ومنها على سبيل المثال النقدية Cash الذي يمكن أن تستخدمه في حال كانت لديك أموال نقدية للمشروع تحتفظ بها خارج الحساب البنكي.

في حال وجود أكثر من حساب بنكي فيمكنك حينها إضافتها جميعًا، وينبغي أيضًا أن تضيف حسابك على موقع PayPal وأي من مواقع إرسال وتسلم الأموال الأخرى كحسابات بنكية، وطريقة إضافة الحساب سهلة جدًّا فما عليك سوى التوجه إلى صفحة الحسابات Accounts ومن ثم إضافة الحساب من أعلى الصفحة كالتالي:

وبنفس الطريقة يمكن إضافة الحسابات الأخرى، والتعديل على الحسابات المختلفة في مختلف الأقسام (الأصول – الخصوم – حقوق الملكية – الإيرادات – المصروفات).

كانت هذه البداية، وسنكمل الشرح في المقال القادم، بإذن الله.